Перевод документов: какие документы и для чего нужно переводить, как выбрать бюро

Что такое апостиль

Если простыми словами, то это легализация документа за пределами страны, в которой он был получен. Например, когда российский абитуриент хочет поступить в зарубежный вуз, он должен предоставить в том числе аттестат об окончании школы. Понятно, что во многих странах (за исключением нескольких государств) просто предъявить российский документ не получится. Если вам нужно оформить апостиль или сделать нотариальный перевод, то рекомендуем обратиться в бюро переводов lingvanota.ru.

Чтобы легализовать документ, существует процесс апостилирования. Он действует с 1961 года, когда государства приняли Гаагскую конвенцию. Сейчас конвенция действует в 135 странах мира (), включая Россию.

 

 

Обратите внимание: конвенция четко указывает, что апостиль ставится только на официальных документах. Это:

 

• документы, выданные органами власти или должностными лицами, которые подчиняются юрисдикции страны-участника конвенции. Это в том числе документы из прокуратуры, секретариата суда или от судебного исполнителя;
• административные документы;
• нотариальные акты;
• официальные пометки о регистрации, визы, подписи, требующие заверения.

А вот коммерческие или таможенные бумаги, равно как и дипломатические документы, апостилировать нельзя. Чтобы легализовать эти бумаги, придется воспользоваться другими международными механизмами.

Форму апостиля конвенция никак не регламентирует. В России, например, это штамп, а в США выдают сертификат. При этом есть четкий список того, что должно быть прописано в апостиле:

• Страна, в которой выдан апостиль
• Фамилия и должность лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ
• Наименование учреждения, чья печать проставлена на документе
• Название города, в котором проставлен апостиль
• Дата проставления апостиля
• Название органа, проставившего апостиль
• Номер апостиля
• Печать или штамп учреждения, проставившего апостиль
• Подпись должностного лица, проставившего апостиль

Апостиль может быть как на одном из двух языков конвенции (французский и английский), так и на национальном языке. Как правило, перевод штампа дублируется — с французского или английского на национальный. А вот заголовок апостиля должен быть строго на французском — Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961).

Органы, которые проставляют апостиль

В Российской Федерации, которая является участником Гаагской конвенции с 31 мая 1992 года, право проставления апостилей в настоящее время предоставлено таким государственным органам:

• Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России) — проставляет апостили на официальные документы, которые подлежат вывозу за границу, которые исходят от федеральных органов государственной власти, юридических и физических лиц, удостоверенные нотариально в установленном порядке, кроме случаев, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации;
• Территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации — проставляют апостили на официальные документы, которые исходят от территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, нотариусов, которые исполнены в субъектах Российской Федерации, на территории которых действуют территориальные органы Минюста России, кроме случаев, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации;

Апостиль, который проставлен региональным управлением Росрегистрации

• Министерство обороны Российской Федерации (Минобороны России) — проставляет апостили на документы о военной службе (работе) в Вооружённых Силах Российской Федерации, Вооружённых Силах Союза ССР и Объединённых Вооружённых Силах Содружества Независимых Государств, которые выдаются в Российской Федерации;
• Федеральная служба по надзору в области науки и образования (Рособрнадзор) — проставляет апостили на документы государственного образца об учёных степенях, об образовании и учёных званиях;
• Федеральное архивное агентство России (Росархив) — проставляет архивные выписки, апостили на архивные справки и копии архивных документов, которые подготовлены государственными федеральными архивами;
• Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела — проставляют на архивные справки апостили, копии архивных документов и архивные выписки, выполненные по документам архивов, подведомственным им;
• Органы ЗАГС субъектов РФ — проставляют на официальные документы апостили о государственной регистрации актов гражданского состояния.

Также, как видно из информации Министерства иностранных дел Российской Федерации от 7 июля 2005 г., право проставления апостилей на документы имеют Министерство внутренних дел Российской Федерации и Генеральная прокуратура Российской Федерации, но их компетенция в этой области не до конца ясна. Очевидно, есть правопреемство этих ведомств в отношении аналогичных функций Генеральной прокуратуры СССР и МВД СССР, которые наделены правом проставления апостиля Постановлением Совета Министров СССР от 12 ноября 1990 г. № 1135.

На какие док-ты проставляется

Апостилированию подлежат:

• документы об образовании – это могут быть дипломы, аттестаты и различные справки, личные дела студентов;
• справки об отсутствии или наличии судимости;
• документы, оформленные у нотариуса – согласия, договоры, завещания, доверенности, заявления и т.п.;
• справки и/или свидетельства из ЗАГСа;
• медицинские справки;
• учредительные документы юридических лиц;
• справки с работы;
• справки и выписки из банка;
• нотариальные копии различных документов, в том числе паспортов.

 

Документы ЗАГСа

Апостиль на документе из ЗАГСа можно поставить при наличии следующего перечня необходимых документов:

• заявление;
• оригинал документа, который будет апостилироваться;
• паспорт (для граждан РФ, проживающих на территории РФ) или другой документ, удостоверяющий личность заявителя;
• оплата госпошлины.

Подать заявление может любой человек, для этого не нужна ни обычная, ни нотариальная доверенность. А вот забрать документ сможет лишь его владелец либо его представитель с нотариальной доверенностью от заявителя.

Документы об образовании

Апостиль на документе об образовании можно поставить при наличии следующего перечня документов:

• заявление (нужно только при личной подаче);
• документ о смене имени (при наличии), подойдет нотариальная копия этого документа либо копия с предъявлением оригинала;
• паспорт (для граждан РФ, проживающих на территории РФ), также подойдет его нотариальная копия либо копия с предъявлением оригинала;
• оригинал документа, который будет апостилироваться;
• оплата госпошлины (квитанцию предоставлять не требуется);
• если подача будет происходить через представителя — удостоверение личности представителя и нотариальная доверенность.

Срок рассмотрения заявления – до 5 рабочих дней (выходные не считаются). В отдельно взятых случаях, при необходимости дополнительной проверки, этот срок может увеличиться еще вплоть до 45 рабочих дней.

 

Справка о наличии или отсутствии судимости

• заявление;
• оригинал документа, подлежащего апостилированию плюс его копия;
• паспорт (для граждан РФ, проживающих на территории РФ) или другой документ, удостоверяющий личность заявителя;
• оплата госпошлины (квитанцию предоставлять не требуется);
• в случае подачи через представителя — удостоверение личности представителя и нотариальная доверенность.

Срок рассмотрения заявления – до 5 рабочих дней (выходные не считаются). В отдельно взятых случаях этот срок может увеличиться еще вплоть до 30 рабочих дней.

 

Архивные справки, архивные выписки или копии

Для того, чтобы проставить апостиль на архивном документе, понадобится:

• заявление;
• документы, подлежащего апостилированию (все надписи, подписи и оттиски печатей должны быть четко проставлены и хорошо читаемы);
• оригинал паспорта заявителя при личном обращении (для граждан РФ, проживающих на территории РФ) или другой документ, удостоверяющий личность; если запрос будет отправляться по почте – копия документа;
• оплата госпошлины (квитанцию предоставлять не требуется);
• если подача будет происходить через представителя — удостоверение личности представителя и нотариальная доверенность.

Срок рассмотрения заявления – до 5 рабочих дней (выходные не считаются). Иногда для дополнительной проверки этот срок может увеличиться еще вплоть до 30 рабочих дней.

Другие документы или нотариально заверенные копии

Для того, чтобы удостоверить с помощью апостиля каких-либо других документов или различных нотариальных, понадобится:

• письменный запрос;
• документ, подлежащий удостоверению – оригинал либо копия, заверенная нотариусом;
• оригинал паспорта заявителя при личном обращении (для граждан РФ, проживающих на территории РФ) или другой документ, удостоверяющий личность;
• оплата госпошлины (квитанцию предоставлять не требуется);
• в случае подачи через представителя — удостоверение личности представителя и нотариальная доверенность.

Срок рассмотрения заявления – до 3 рабочих дней. В отдельных случаях этот срок может увеличиться еще вплоть до 30 рабочих дней.

 

Законодательство РФ о нотариальном заверении перевода

ФЗ «Основы Законодательства Российской Федерации о нотариате» (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1):

Статья 10. Язык нотариального делопроизводства Нотариальное делопроизводство ведется на языке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, автономной области и автономных округов. Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведётся нотариальное делопроизводство, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

Статья 81. Свидетельствование верности перевода Нотариус свидетельствует верность перевода с одного языка на другой, если нотариус владеет соответствующими языками. Если нотариус не владеет соответствующими языками, перевод может быть сделан переводчиком, подлинность подписи которого свидетельствует нотариус.

Таким образом, нотариус заверяет верность перевода в следующих случаях:

1. При письменном переводе официальных документов с одного языка на другой.
2. Если при совершении нотариального действия (удостоверение сделки, завещания и т. д.), один из участников которого не знает языка, на котором ведётся нотариальное делопроизводство, происходит устный перевод, либо, если при нотариальном действии одновременно совершается письменный перевод документа на другой язык.

Наиболее востребован сегодня письменный перевод документов с последующим нотариальным заверением подписи переводчика, о котором и пойдёт речь дальше.

Требования к переводчику

Для подтверждения своей квалификации переводчик должен предоставить нотариусу паспорт, документы, подтверждающие специальное образование с отметкой об изученном языке (диплом, аттестат, сертификат и т. д.) и заявление установленного образца. Закон допускает возможность отказа в нотариальном заверении подписи переводчика в случае возникновения малейшего сомнения в его компетенции. Данные переводчика заносятся в специальный реестр нотариуса, в котором переводчик ставит свою подпись.

Требования к документам

Документы, предоставляемые для нотариального свидетельствования верности перевода должны быть в подлиннике или копии, удостоверенной уполномоченным лицом, иметь все необходимые подписи, печати, дату, соответствовать законодательству РФ и международным договорам.

ФЗ «Основы Законодательства Российской Федерации о нотариате» (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1):

Статья 45.Требования к документам, представляемым для совершения нотариальных действий Нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо подписки, зачёркнутые слова и иные неоговорённые исправления, а также документы, исполненные карандашом. Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и чётко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью. В документе, объём которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

Статья 106. Принятие нотариусом документов, составленных заграницей Документы, составленные за границей с участием должностных лиц компетентных органов других государств или от них исходящие, принимаются нотариусом при условии их легализации Министерством иностранных дел Российской Федерации. Без легализации такие документы принимаются нотариусом в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством Российской Федерации и международными договорами Российской Федерации.

Таким образом, для нотариальных действий необходимо предоставить оформленные должным образом официальные документы или их заверенные копии, выданные либо в РФ, либо в другом государстве (при условии их легализации). В настоящее время распространены два вида легализации: консульская легализация и апостилирование документов. Принятие документов без легализации допускается в случае, если на них распространяется действие международных двухсторонних договоров о взаимной правовой помощи или Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанной в Минске 22.01.1993г. (более подробно здесь). В соответствии с международной практикой не требуется легализация паспортов и заменяющих их документов, а также коммерческих и таможенных документов (счета, накладные, коносаменты, декларации, контракты и т. д.).

Какие страны признают апостиль?

Апостиль признается в странах, входящих в Гаагскую Конвенцию:

Австралия, Австрия, Азербайджан, Албания, Американское Самоа, Андорра, Антигуа и Барбуда, Аомынь (Макао), Аргентина, Армения, Аруба, Багамские Острова, Барбадос, Бахрейн, Белиз, Белоруссия, Бельгия, Бермуды, Болгария, Босния и Герцеговина, Ботсвана, Бразилия, Британская антарктическая территория, Бруней, Бурунди, Вануату, Великобритания, Венгрия, Венесуэла, Виргинские Острова (Великобритания), Виргинские Острова (США), Гваделупа, Гвиана, Германия, Гернси, Гибралтар, Гондурас, Гонконг (Сянган), Гренада, Греция, Грузия, Гуам, Дания, Джерси, Доминика, Доминиканская Республика, Израиль, Индия, Ирландия, Исландия, Испания, Италия, Кабо-Верде, Казахстан, Кипр, Киргизия, Китай, Колумбия, Коста-Рика, Латвия, Лесото, Либерия, Литва, Лихтенштейн, Люксембург, Маврикий, Майотта, Малави, Мальта, Марокко, Маршалловы Острова, Мексика, Молдавия, Монако, Монголия, Монтсеррат, Намибия, Нидерландские Антильские острова, Нидерланды, Никарагуа, Ниуэ, Новая Зеландия, Новая Каледония, Норвегия, Оман, Остров Мэн, Острова Кайман, Острова Кука, Панама, Парагвай, Перу, Польша, Португалия, Пуэрто-Рико, Республика Корея (Южная Корея), Республика Косово, Реюньон, Россия, Румыния, Сальвадор, Самоа, Сан-Марино, Сан-Томе и Принсипи, Свазиленд, Святой Елены остров, Северная Македония, Северные Марианские острова, Сейшельские Острова, Сен-Пьер и Микелон, Сент-Винсент и Гренадины, Сент-Китс и Невис, Сент-Люсия, Сербия, Словакия, Словения, Суринам, США, Таджикистан, Теркс и Кайкос, Тонга, Тринидад и Тобаго, Турция, Узбекистан, Украина, Уоллис и Футуна, Уругвай, Фиджи, Финляндия, Фолклендские (Мальвинские) острова, Франция, Французская Полинезия, Хорватия, Черногория, Чехия, Чили, Швейцария, Швеция, Эквадор, Эстония, ЮАР и Япония.

На какие ставится документы

Апостиль используется для удостоверения следующей документации:

• доверенности, заверения или согласия, удостоверяющиеся нотариально;
• переводы текстов;
• выписки из паспортов;
• копии российских или заграничных паспортов;
• бумаги, принадлежащие компаниям и заверяемые государственными органами, например, устав, св-во о регистрации предприятия или св-во о постановке на учет;
• документы о получении образования;
• справки и свидетельства из ЗАГСа;
• копии водительского удостоверения;
• бумаги, подтверждающие наличие трудового стажа;
• решения суда.

Не требуется апостилирование оригиналов паспортов, трудовых книжек, водительских прав, профсоюзных билетов или иных аналогичных подлинников. Это же относится к бумагам, выданным консульством или иными государственными инстанциями.

 

 

Важно! Не ставится апостиль на документации, которая заверяется нотариусом конкретного региона, например, специалистом по Москве или МО.

 

Как выглядит апостиль

Апостиль представляет собой квадратную печать, в которой содержится информация о документе. Заполняется на официальном языке страны, в которой выставляется штамп. Заголовок печати в любой стране пишется на французском, поскольку в ходе Гаагской конвенции представителями стран-участников этот язык был выбран предпочтительным для решения возможных разногласий.

Апостиль выглядит следующим образом:

На справках о наличии или об отсутствии судимости апостиль ставится на обратной стороне оригинала документа:

На свидетельство о заключении брака апостиль наносится на обратную сторону документа:

На свидетельство о рождении он также наносится на обратную сторону оригинала документа:

При получении и апостилировании справки из ЗАГСа, подтверждающей факт бракосочетания, штамп ставится на обратной стороне и выглядит так:

При легализации диплома об образовании посредством выставления апостиля штамп не ставится на оригинал документа. Он наносится на отдельный лист, который подшивается к диплому и приложению с оценками:

 

 

Важно! Если требуется предоставить за границей справку об обучении в вузе РФ, ее потребуется легализовать. Для этого нужно сделать и нотариально заверить копию справки

 

Далее следует обратиться в МФЦ, Минюст или в региональный департамент Министерства образования для ее апостилирования. Лист со штампом будет подшит к нотариально заверенной копии справки об обучении:

В числе трех листов будет:

1. Заверенная копия справки.
2. Удостоверительная нотариальная надпись.
3. Апостиль.

Так получится оформить одновременно перевод документа на нужный язык и апостиль на него.

Для поездки в какие страны нужно апостилировать документы

Без официальных документов длительное пребывание за границей невозможно. Чтобы въехать в страну как туристу, обычно достаточно загранпаспорта (и иногда визы). Но при желании остаться там на более длительный срок, нужно будет оформлять ВНЖ или ПМЖ, для чего нужны дополнительные документы.

Подтверждение подлинности документов в виде апостиля может потребоваться при:

• учебе в зарубежном вузе;
• заключении брака с иностранным гражданином;
• открытии счета в банке другой страны;
• регистрации коммерческой деятельности на территории иностранного государства;
• покупке недвижимости за рубежом;
• трудоустройстве за границей.

В каждом из перечисленных случаев потребуется подтвердить документы, выданные в России. Это может быть гражданский паспорт, диплом вуза, выписка из ЗАГСа, подтверждающая отсутствие ранее заключенных браков, и прочие.

Разберем, в каких странах для легализации официальных документов апостилирования будет достаточно.

Какие страны признают апостиль

Согласно Конвенции, апостиль признан 124 государствами. В их числе ряд стран Азии и Южной Америки, а также большинство членов ЕС. В их числе:

• США,
• Германия,
• Франция,
• Южная Корея,
• Германия,
• Мексика,
• Япония и многие другие страны.

Перечень государств, в которых апостилирование документов признается на официальном уровне, постоянно обновляется. Например, Япония является участником соглашения с июля 1970, Италия – с февраля 1978, Россия, как правопреемник СССР, – с 31 мая 1992 года.

На карте синим выделены государства-участники конвенции, которые являются членами Конференции по международному частному праву (МПЧ), голубым цветом окрашены страны-участники конвенции, которые не являются членами Конференции по МПЧ.

Не окрашены государства, лидеры которых не приняли условия конвенции, а красным выделены страны, которые пока не присоединились к соглашению.

В какие страны нужно другое заверение документов

Для легализации документов на территории стран, не присоединившихся к решению Гаагской конвенции, потребуется обращаться в консульство. В этом случае заверение бумаг будет более длительным и трудоемким. Для консульской легализации потребуется:

1. Подготовить необходимые документы и их нотариально заверенные копии (для гражданских паспортов, свидетельств из ЗАГСа, дипломов об образовании).
2. Сделать и заверить у нотариуса перевод документов на официальный язык страны, в которой они будут использоваться.
3. Подтвердить подлинность печати и подписи нотариуса в Минюсте России.
4. Заверить нужные документы в Министерстве иностранных дел РФ.
5. Посетить консульство страны (на территории России), в которой планируется пребывание, и заверить нужные документы.

Заверять документы в консульстве нужно, если планируется поездка в Египет, ОАЭ, Таиланд, Канаду и некоторые другие страны. Несмотря на то, что посещение россиянами ОАЭ и Египта (Синайский полуостров) доступно без виз, упрощенная легитимация документов невозможна.

Она может потребоваться при:

• трудоустройстве – требуется подтверждение документов об образовании;
• заключении брака – заверяется подлинность документов из ЗАГСа;
• открытии банковского счета или регистрации фирмы – нужны заверенные справки из МВД об отсутствии судимости.

В каких странах апостиль не нужен

Кроме стран с более жестким режимом, есть также государства, где апостиль не нужен по другой причине – потому что там достаточно иметь оригинальный документ. Так, апостиль документов не понадобится в странах-участницах Минского соглашения от 22.01.1993 года. Это соглашение предполагает признание в участвующих в нем странах документов, выданных официальными ведомствами этих стран, без необходимости их дополнительной легализации.

К конвенции присоединились почти все постсоветские страны – за исключением стран Балтии. Но и для легализации своего статуса в них не потребуется апостиль на документах. Дело в том, что заверять документы не потребуется при их использовании в государствах, заключивших с РФ взаимные соглашения о правовой помощи. К числу таких стран относятся:

• страны бывшего СССР – Беларусь, Таджикистан, Грузия, Украина, Кыргызстан, Армения, Туркменистан, Узбекистан, Казахстан, Молдова;
• ряд стран Балканского полуострова – Босния и Герцеговина, Хорватия, Албания;
• некоторые государства-члены ЕС – Кипр, Испания, Венгрия, Болгария, Литва, Польша, Эстония, Румыния, Латвия, Словения, Чехия, Македония, Словакия;
• прочие – Северная Корея, Тунис, Куба, Вьетнам, Монголия.

То есть, для использования в этих странах не нужно в обязательном порядке проставлять апостиль на документы. В некоторых случаях может потребоваться перевод с нотариальным заверением, но не более.

Апостиль не нужен между РФ и странами, обозначенными (*) и (**) см выше:

В компетентных органах России Апостиль не потребуют на документах, выданных в странах, отмеченными (**).

В компетентных органах России Апостиль не потребуют на документах, выданных в странах, отмеченными (*), при условии, если Вы предоставите экспертное юридическое заключение, подтверждающее, что такие документы юридически действительны.

Не смотря на то, что между РФ и странами (*) существует международный договор о правовой помощи по гражданским, уголовным и семейным делам, отменяющий Апостиль, в некоторых странах его наличие все-таки требуется.

Это связано с тем, что нотариусы, банки и государственные органы не знают и не обязаны знать внутреннего права этих стран. Но, если Вы предоставите юридическое заключение авторитетной юридической фирмы о правильном оформлении Ваших документов, то Апостиль от Вас не потребуют.

Апостиль на справках о налоговом резидентстве для Казахстана

Т.к. Казахстан и РФ присоединились к договору об отмене легализации документов (Минская Конвенция), то проставление Апостиля на документы не требуется.

Однако, налоговые службы Казахстана, как правило, настаивают на наличие Апостиля для справки о резидентстве, объясняя это тем, что Минская Конвенция не регулирует налоговые правоотношения.

Такая позиция является спорной, и разрешается только в судебном порядке. Возможно скоро образуется прецедент по этому вопросу, и процедура упростится.